Mitarbeitende
Übersicht
Ein Klick auf "Mitarbeitende" in der Navigationsleiste öffnet die Seite "Übersicht über die Mitarbeitenden". Dort werden alle Mitarbeitenden des Unternehmens, mit den wichtigsten Stammdaten, angezeigt.
Wichtig
Die Spalte "Verwaltet" zeigt an, ob das Mitarbeiterprofil durch den aktuellen Benutzer verwaltet wird. Verwaltet bedeutet in diesem Fall jedoch nicht zwangsläufig, dass eine vollständige Bearbeitung des Profils erlaubt ist. Vielmehr sagt es aus, dass das Mitarbeiterprofil einer Gruppe/Organisationseinheit (z.B. Team / Abteilung / Niederlassung) zugeordnet ist für die der aktuelle Benutzer als Gruppenleiter oder Assistent eingetragen ist. Die tatsächlichen Rechte leiten sich aus der Rolle des aktuell angemeldeten Benutzers ab.
Schalter, Aktive Mitarbeitende anzeigen: Wenn dieser Schalter gesetzt ist, dann werden nur die aktiven Mitarbeiterprofile angezeigt. Bereits gekündigte Mitarbeiter sind ausgeblendet.
Schalter, Verwaltete Mitarbeitende anzeigen: Ist dieser Schalter gesetzt, dann werden nur die verwalteten Mitarbeiterprofile angezeigt. Dies erleichtert das Auffinden der Mitarbeitenden, die bearbeitet werden können.
Über die Inline-Navigation erfolgt die weitere Navigation im Mitarbeitenden-Bereich.
Über die Schaltflächen am unteren Rand können folgende Aktionen durchgeführt werden.
Neu : Über die Schaltfläche "Neu" auf der Seite "Mitarbeitende" kann ein neue Mitarbeiter*in angelegt werden.
Monatsabschluss : Über die Schaltfläche "Monatsabschluss" auf der Seite "Mitarbeitende" kann ein Monatsabschluss für einen oder mehrere Mitarbeitenden durchgeführt werden.
Neues Zeitmodell : Über die Schaltfläche "Neues Zeitmodell" auf der Seite "Mitarbeitende" kann ein neues Arbeitszeitmodell für einen oder mehrere Mitarbeitenden angelegt werden.
Kündigen : Über die Schaltfläche "Kündigen" auf der Seite "Mitarbeitende" gelangt man in einen Dialog zum Kündigen eines Mitarbeitenden.
Neue Mitarbeiter*in anlegen
Durch Klick auf die Schaltfläche "Neu" auf der Seite "Mitarbeitende" öffnet sich ein Dialog zum Anlegen eines neuen Mitarbeitenden.
Im Dialog "Neues Mitarbeiterprofil anlegen" ist der Benutzername ein eindeutiger Name um die Mitarbeiter*in zu identifizieren. In lokalen Systemen sollte der Benutzername dem Anmeldename des Mitarbeitenden im Active Directory des Unternehmens entsprechen. Im Cloud basierten TimePunch ist dies nicht erforderlich. Dort genügt die Eindeutigkeit. Im Feld Vollständer Name kann der Name des Mitarbeitenden im Schema "Vorname Nachname" oder auch "Nachname, Vorname" eingegeben werden.
Sofern bereits Mitarbeitende existieren, welche die gleichen Arbeitszeitmodelle verwenden, können die Einstellungen von diesen Mitarbeitenden beim Anlegen eines neuen Mitarbeitenden übernommen werden. Hierzu ist das Feld "Einstellungen kopieren von" zu befüllen.
Sofern der oder die neue Mitarbeiter*in zu einem bestimmten Team, Abteilung oder Niederlassung gehört, kann auch die Gruppenzugehörigkeit (Team, Abteilung, Niederlassung) beim Anlegen gesetzt werden.
Wichtig : Werden neue Mitarbeitende druch Mitarbeitende mit der Rolle "Personalmanagement" angelegt, dann sollte die Gruppenzugehörigkeit zum Team, der Abteilung und/oder der Niederlassung korrekt gesetzt sein. Sonst kann es vorkommen, dass der/die neu angelegte Mitarbeiter*in nicht in der eigenen Berechtigung liegt und daher nicht weiter bearbeitet werden kann.
Monatsabschluss durchführen
Durch Klick auf die Schaltfläche "Monatsabschluss" auf der Seite "Mitarbeitende" öffnet sich ein Dialog zum Durchführen eines Monatsabschluss für einen oder mehrere Mitarbeitende. Der Monatsabschluss wird dabei immer für die vorher ausgewählten Mitarbeitenden durchgeführt.
Wichtig : Ein Monatsabschluss kann nur durchgeführt werden, wenn für den zu schließenden Zeitraum keine offenen Bearbeitungen anstehen, die durch den Cutterlauf in der Nacht eine eventuelle Änderung nach sich ziehen würden.
Wird beispielsweise im zu schließenden Monat ein Zeiteintrag bearbeitet, dann ist es vor dem Schließen erforderlich, dass die Rahmen -und Pausenzeiten in der Nacht geprüft werden. Vor dieser Prüfung ist kein Monatsabschluss möglich, da dieser die nächtliche Prüfung der Zeiten verhindern würde.
Monatsabschluss rückgängig machen
Der empfohlene Weg einen Monatsabschluss rückgängig zu machen, ist das Setzen des Monatsabschluss auf einen Monat vor dem zu öffnenden Monat. Soll beispielsweise der Februar bearbeitet werden, dann muss der Monatsabschluss auf den Januar gesetzt werden. Der Februar ist damit wieder zur Bearbeitung freigegeben. Es ist nicht notwendig über die Schaltfläche "Alles entsperren" im Dialog "Monatsabschluss" alle Monate zu entsperren. Die Möglichkeit "Alles entsperren" sollte mit Bedacht gefwählt werden.
Neues Arbeitszeitmodell anlegen
Durch Klick auf die Schaltfläche "Neues Zeitmodell" auf der Seite "Mitarbeitende" öffnet sich ein Dialog zum Anlegen eines neuen Arbeitszeitmodells für einen oder mehrere Mitarbeitende.
Eine wichtige Information im Dialog "Anlegen eines neuen Arbeitszeitmodells" ist, ab wann das Arbeitszeitmodell gültig sein soll. Die tägliche Arbeitszeit wird anhand der ausgewählten Arbeitstage und Wochenstunden berechnet.
Wichtig : Wird die Auswahlbox "Mitarbeitende sind in Kurzarbeit" ausgewählt, dann wird als Vorgabe bei der Wochenarbeitszeit "dynamisch" hinterlegt. Dies bedeutet, dass Mitarbeitende keine feste Wochenarbeitszeit haben, sondern je nach Bedarf kommen können. Was an Arbeitszeit innerhalb der Kurzarbeit fehlt, wird mit der berechneten Kurzarbeit aufgefüllt. So entstehen den Mitarbeitenden keine Einbusen beim Gleitzeitkonto. Innerhalb der Kurzarbeit dürfen aber auch keine Überstunden angehäuft werden. Daher ändert sich das Gleitzeitkonto in der Kurzarbeit nicht.
Kernzeit festlegen
Das Eintragen der Kernarbeitszeit ist optional. Wird eine Kernarbeitszeit im Arbeitszeitmodell hinterlegt, dann können die betroffenen Mitarbeitenden, sowie die Vorgesetzten bei Kernarbeitszeitverletzungen informiert werden. Die entsprechenden Einstellungen dazu, sind in den Programmeinstellungen unter dem Punkt "Kernzeitverletzungen" zu finden.
Mitarbeitende kündigen
Durch Klick auf die Schaltfläche "Mitarbeitende kündigen" auf der Seite "Mitarbeitende" öffnet sich ein Dialog zum Kündigen eines oder mehren Mitarbeitenden.
Wichtig : Wenn das Kündigungsdatum in der Zukunft liegt, dann werden die Mitarbeitenden nicht sofort, sondern erst zum eingetragenen Datum gekündigt. Dies kann im Profil des Mitarbeitenden geprüft werden. Bei einer geplanten Kündigung ist das Austrittsdatum in der Zukunft. Am Tag der Kündigung können automatisiert Emails an die Betroffenen und Führungskräfte gesendet werden. Die Einstellungen dazu, sind in den Programmeinstellungen unter dem Punkt "Automatisierte Kündigungen und Wieder-Einstellungen" zu finden.
Mitarbeiter*in bearbeiten
Durch eine Doppelklick (bei Tastatur mit Return) in die Zeile eines Mitarbeitenden auf der Seite "Mitarbeitende", wird das Profil der ausgewählten Mitarbeiter*in geöffnet.
Je nach eigener Rolle können weniger oder mehr Daten bearbeitet werden.
Persönliche Daten
Im ersten Register "Persönliche Daten" auf der Seite "Mitarbeiter*in bearbeiten" werden die persönlichen Daten des Mitarbeitenden definiert.
Zu den persönlichen Daten gehören die Personendaten (Personalnummer, Vor- und Nachname sowie die E-Mail-Adresse). Zudem können als Basis für die Feiertagsberechnung das Land und Bundesland definiert werden.
Die Team- , Abteilung- und Niederlassungszugehörigkeit definiert die Mitgliedschaft des Mitarbeitenden in den verschiedenen Gruppen.
Hinweis : Die direkt beim Mitarbeitenden angezeigte Gruppe/Organisationseinheit (Team, Abteilung, Niederlassung) ist die jeweilige Hauptgruppe. Die Hauptgruppe entscheidet darüber, welche Leitungspersonen die Abwesenheitsanträge freigeben. Nur Gruppenleiter/Assistenten in den jeweils zugeordneten Hauptgruppen werden bei Abwesenheitsanträgen gefragt. Alle anderen Gruppenleiter*innen werden über die Abwesenheit nur informiert.
Zuletzt sind die vertraglichen Details festzulegen. Hier wird zwischen "Angestellt mit Festgehalt", "Angestellt mit Stundenlohn", "Angestellt mit Stundenlohn (regelmäßige Feiertagsarbeit)" und einer reinen Zeiterfassung ohne Gleitzeitberechnung unterschieden.
Über die Schaltfläche "Profilbild auswählen" wird eine beliebige JPG oder PNG Datei als Profilbild festgelegt. Dieses Bild erscheint bei der Anmeldung und dient zur optischen Unterscheidung der Mitarbeitenden.
Sensitive Detaildaten
Im zweiten Register "Details" auf der Seite "Mitarbeiter*in bearbeiten" werden sensitive Daten angezeigt und bearbeitet. Diese Daten werden nur Mitarbeitenden mit der Rolle "Personalmanagement" und/oder "Administration" angezeigt.
Arbeitszeitregelung
Im Register "Arbeitszeitregelung" auf der Seite "Mitarbeiter*in bearbeiten" werden die Einstellungen bezüglich des Arbeitszeitmodells und der Überstundenverrechnung festgelegt.
Hinweis : Diese Daten beziehen sich auf den aktuellen Monat und alle Folgemonate. Wenn in bereits gebuchten Monaten, rückwirkend die Feiertagseinstellung geändert werden muss, dann geschieht dies immer über das "Bearbeiten des Monatsabschluss" auf der Seite "Monatliche Arbeitszeit".
Gleitzeitkonto
Unter der Überschrift "Gleitzeitkonto" kann die Überstundenverrechnung definiert werden. Dies betrifft als erstes die sog. Abgeltungsregelungen. D.h. es kann festgelegt werden, wie viele Überstunden bereits im Arbeitsvertrag inbegriffen sind. Erst nach der festgelegten Überstundenzahl wird die Mehrarbeit als Überzeit gewertet und dem Gleitzeitkonto gutgeschrieben.
Auf Wunsch können die Überstunden pro Monat oder insgesamt begrenzt werden.
nur monatliche Stunden begrenzen : Mitarbeitende dürfen im Monat nur eine begrenzte Anzahl Überstunden aufbauen, aber insgesamt unbegrenzt.
gesammelte Überstunden begrenzen : Mitarbeitende dürfen insgesamt nur eine begrenzte Anzahl Überstunden aufbauen.
Alle Stunden, die über die Begrenzung hinausgehen, werden entweder verworfen oder falls der Haken bei "Überstunden über dem Limit werden automatisch ausgezahlt" gesetzt ist, automatisch ausgezahlt.
Urlaubsberechnung
In diesem Bereich kann die Urlaubsregelung festgelegt werden. Dabei sind folgende Einstellungen möglich.
Berechnungsbasis (Tage / Stunden) : Je nach Wunsch, kann der Jahresurlaub in Tagen oder Stunden gerechnet werden. Sofern das Arbeitszeitmodell regelmäßig mit ganzen und halben Tagen hinterlegt ist, ist die Berechnungsbasis auf Tagen zu empfehlen, da diese Variante für Mitarbeitende einfacher nachzuvollziehen ist. Bei unregelmäßigen Arbeitszeitmodellen ist die Abrechnung auf Stundenbasis genauer, da das Urlaubskonto nur mit den tatsächlichen Urlaubsstunden belastet wird.
Urlaubsübertrag erfolgt (Anfang Monat) : In diesem Bereich wird ausgewählt in welchem Monat der Urlaubsübertrag erfolgen soll. In Deutschland wird in der Regel der Jahresurlaub Anfang Januar gutgeschrieben. In Österreich gilt jedoch die Regelung, dass der Urlaub zum Eintrittsdatum des Mitarbeitenden gutgeschrieben wird. In diesem Fall kann der Monat des Eintrittsdatums als Zeitpunkt gewählt werden, um den Jahresurlaub dem Urlaubskonto des Mitarbeitenden gutzuschreiben.
Resturlaub verfällt (Ende Monat) : Als zweite Einstellung wird definiert, zu welchem Zeitpunkt der Resturlaub des Vorjahrs verfällt. Auch hier gibt es in jedem Unternehmen unterschiedliche Regelungen die von Sofort bis Nie reichen können. Als die Jährlichen Urlaubstage sind die vertraglich festgelegten Urlaubstage einzusetzen. Sofern Mitarbeitende nicht Anfang des Jahres beginnen, sind die bis dato verbleibenden Resturlaubstage im ersten Jahr im Register "Einstiegsdaten" zu definieren.
Arbeitszeitmodelle
Über die Schaltfläche "Arbeitszeitmodell bearbeiten" auf der Seite "Mitarbeiter*in bearbeiten" wird das aktuelle Arbeitszeitmodell bearbeitet.
Wichtig : Die Wochenarbeitszeit ergibt sich aus dem Arbeitszeitmodell und kann im Profil nicht geändert werden.
Arbeitsbeginn : Der Arbeitsbeginn im Arbeitszeitmodell hat keine Auswirkung auf die zu leistende Arbeit. Allerdings wird bei einer fehlenden manuellen Abmeldung des Mitarbeitenden aus dem Arbeitsbeginn und den Sollstunden, der theoretische Abmeldezeitpunkt berechnet.
Arbeitszeit : Das Feld "Arbeitszeit" beinhaltet die zu leistenden Sollstunden an dem definierten Tag.
Arbeitszeit Gutschrift/Abzug : Im Feld "Arbeitszeit Gutschrift/Abzug" kann eine tägliche Arbeitszeit Gutschrift oder ein Abzug definiert werden. Je nachdem, ob die Zeit im Plus als Gutschrift oder negativ als Abzug eingetragen wird.
Gebucht als : Das Feld "Gebucht als" definiert, ob bei einer Urlaubsbuchung ein halber oder ganzer Tag vom Urlaubskonto abgezogen werden soll.
Beginn und Ende der Kernarbeitszeit : Sofern feste Kernarbeitszeiten definiert sind, können diese in den Feldern "Beginn und Ende der Kernarbeitszeit" eingetragen werden. Kernarbeitszeiten sind Arbeitszeiten, zu denen Mitarbeitende anwesend sein müssen.
Dynamische Sollzeit
Im Arbeitszeitmodell kann eine dynamische Sollzeit hinterlegt werden. Das bedeutet, dass die tägliche Sollzeit der tatsächlichen Arbeitszeit gleichgesetzt wird. Dies kann sinnvoll sein, wenn im Vorfeld nicht feststeht, wie lange Mitarbeitende arbeiten sollen. Sehr hilfreich ist dies z.B. im Fall einer Kurzarbeit oder im Fall von Minijobbern.
Die Dynamik wird aktiviert, indem das Sollzeit Feld komplett gelöscht wird. Beim Wechsel auf ein anderes Feld, wird dann im Feld "Arbeitszeit Stunden" der Text "dynamisch" angezeigt. Damit wird die Sollzeit der tatsächlichen Arbeitszeit gleichgesetzt.
Gehaltszahlung
Je nachdem, ob Mitarbeitende auf Basis eines Festgehalts oder auf Stundenlohn arbeitet, wird das Register "Gehaltszahlung" auf der Seite "Mitarbeiter*in bearbeiten" mit den Zahlungsdaten für Lohn oder Gehalt angezeigt.
Der Dialog für die Abrechnung nach Festgehalt enthält das monatliche Bruttogehalt, sowie die Bankverbindung des Mitarbeitenden.
Lohnzahlung
Das Register "Lohnzahlung" auf der Seite "Mitarbeiter*in bearbeiten" enthält die Abrechnungsdaten, wenn Mitarbeitende nach Stundenlohn bezahlt werden.
In TimePunch existieren mehrere Arten, wie und nach welchen Regeln die Lohnauszahlung erfolgen kann.
Ausgezahlt werden die Sollstunden im Arbeitszeitmodell : Der ausgezahlte Lohn richtet sich nach der Sollzeit der Mitarbeiter*in, die im Arbeitszeitmodell hinterlegt wurde. D.h. bei einem Monat mit 31 Tagen erhält die Mitarbeiter*in einen höheren Lohn als bei einem kurzen Monat mit nur 30 oder 28 Tagen.
Ausgezahlt wird eine feste Sollstundenzahl : Die Anzahl der ausgezahlten Stunden ist immer identisch und fest hinterlegt. Diese Art der Lohnzahlung wird oft von Unternehmen genutzt, die ihren Mitarbeitenden immer die gleiche Anzahl an Stunden auszahlen.
Ausgezahlt wird eine feste Stollstundenzahl, bis unteres Limit erreicht ist : Diese Auszahlung ist identisch mit der vorherigen. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass die Auszahlung nur solange erfolgt, bis die Überstunden (oder Fehlstunden) ein unteres Limit erreicht haben.
Ausgezahlt wird die reale Arbeitszeit, bis zur max. Sollstundenzahl : Die Anzahl der ausgezahlten Stunden ist variabel und richtet sich nach der tatsächlichen Arbeitszeit des Mitarbeitenden. Arbeiten Mitarbeitende mehr, so werden diese Stunden auf das Überstundenkonto gutgeschrieben. Die dort so angehäuften Überstunden können dann zu einem späteren Zeitpunkt manuell ausgezahlt oder als Freizeit ausgebucht werden.
Lohnzahlung mit regelmäßiger Feiertagsarbeit
Eine Abrechnung nach Stundenlohn mit regelmäßiger Feiertagsarbeit bedeutet, dass Feiertage nicht automatisch als arbeitsfrei gelten. Ein Beispiel ist hierfür ein Arbeitsverhältnis angestellt als Schichtarbeiter*in.
Schichtarbeitenden ist es erlaubt, die durch den Feiertag freiwerdende Arbeitszeit auch an einem anderen Tag als dem Feiertag, als Sonderurlaub zu nehmen. Daher wird mit dieser Einstellung der Feiertag als regulärer Arbeitstag mit der entsprechenden Sollzeit angezeigt.
Lohnarten
Die standardmäßig von TimePunch genutzten Lohnarten und Zuschlagszeiten, werden in den Programmeinstellungen unter "Lohnarten" angelegt.
Sollen die genutzten Lohnarten für einen Mitarbeitenden abweichen, dann können sogenannte spezifischen Lohnarten auch direkt beim Mitarbeitenden hinterlegt werden. Hierfür wird das Register "Lohnarten" auf der Seite "Mitarbeiter*in bearbeiten" verwendet.
Wichtig ist, dass bei leeren Feldern oder Feldern mit einem ausgefüllten Rechteck, die Belegung aus den Einstellungen verwendet wird.
Beispiel 1:
In den Einstellungen ist für den Stundenlohn die Lohnart "1200" hinterlegt. Beim Mitarbeitenden ist die Lohnart "Stundenlohn" nicht gefüllt. Als Ergebnis werden die Stunden auf die Lohnart 1200 gebucht, da die Vorgabe nicht überschrieben wurde.
Beispiel 2:
In den Einstellungen ist ein Nachtzuschlag gesetzt. Diese Zeiten werden in den Optionen auf das Lohnkonto 2000 gebucht. Beim Mitarbeitenden wurde der Haken für Nachtzuschlag explizit entfernt. Als Ergebnis erhalten alle Mitarbeitenden einen Nachtzuschlag, außer der Mitarbeiter*in, bei der der Haken für Nachtzuschlag entfernt wurde.
Beispiel 3:
In den Einstellungen ist kein Konto bei Sonntag und Feiertag gesetzt. Bei der Mitarbeiter*in hingegen, wurde ein Konto bei Sonntag und Feiertag eingetragen. Als Ergebnis erhält nur der die Mitarbeiter*in, bei dem bei Sonntag und Feiertag ein Eintrag gefunden wurde, den Sonn- und Feiertagszuschlag. Alle anderen Mitarbeitenden erhalten keinen Zuschlag, da in den Einstellungen das entsprechende Feld nicht gefüllt wurde.
Einstiegsdaten
Im Register "Einstiegsdaten" auf der Seite "Mitarbeiter*in bearbeiten" werden die bis zum Umstieg auf TimePunch gesammelten Überstunden, Kranktage und Resturlaubstage eingetragen.
Wenn eine Mitarbeiter*in unterjährig beginnt, sind im Register "Einstiegsdaten" auf der Seite "Mitarbeiter*in bearbeiten" die verbleibenden Urlaubstage einzutragen. Beispiel: Die Mitarbeiter*in hat einen Jahresurlaub von 30 Tagen, beginnt im Unternehmen aber erst im Juli. In diesem Fall sind in den Einstiegsdaten 15 verbleibende Urlaubstage für das erste Jahr festzulegen.
Ähnliches gilt auch, wenn Mitarbeitende noch Resturlaubstage besitzen und diese zum Start von TimePunch zu übernehmen sind.
Verwaltung
Im letzten Register "Verwaltung" auf der Seite "Mitarbeiter*in bearbeiten" wird die Berechtigung des Mitarbeitenden festgelegt und das Anmeldekennwort gesetzt.
Tipp : Damit sich neue Mitarbeitende am System anmelden können, ist es notwendig ein Startpasswort für die Mitarbeiter*in zu setzen. Das Passwort für einen Mitarbeitenden kann im Register "Verwaltung" auf der Seite "Mitarbeiter*in bearbeiten" gesetzt werden.
Tipp: Ist eine Mitarbeiter*in gesperrt (z.B. durch mehrmalige Falscheingabe des Passworts), dann wird durch das Setzen eines neuen Passworts die Sperre aufgehoben.